Как да организирате незабравимо събитие за партньори или служители – част 3

В част 1 и част 2 на тази поредица представих провокирани от практиката изводи относно разработването на идеи за събития и моето разбиране за елементи на купона, които до голяма степен гарантират успеха му.

Сега ви предлагам конкретни препоръки и коментари относно самата реализация, без да претендирам за представяне на цялостен план на работа – единствено бих искал да помогна да не откривате някои неща по трудния начин 🙂

Гости

Ако имате възможност не смесвайте твърде различни гости в едно парти – особено висши ръководни служители и изпълнителски персонал от най-ниските нива на организационната йерархия. Тези две групи имат различен жизнен стандарт, който до голяма степен определя и отношението им към забавленията (вид, качество и начин на поднасяне).

Разбира се има случаи, в които такова разделение е невъзможно – например събитие за всички служители на една компания (коледно парти, фирмен рожден ден и т.н.). Единствения успешен начин за общо забавление на такава разнородна аудитория, който съм намерил до сега, е вариететна програма с много различни изпълнения (т.е. за всекиго по нещо) и няколко обособени пространства, в които хората естствено могат да се събират със себеподобни (но не и принудително разделяне с табелки по масите), за да се чувстват комфортно.

Друга неподходяща комбинация, според мен, е клиенти/партньори и ВСИЧКИ служители от една фирма. Хората, които не общуват с клиенти и доставчици и работят на ниски нива във фирмената йерархия, обикновено нямат представа за глобалните интереси на компанията, пазарното й поведение или специфичните търговски или производствени “интриги” с участие на конкретни фирми. Това може да стане причина, дори не злонамерено, за куп конфузни ситуации (особено след изпиване на няколко чаши алкохол):
– сервизни специалисти разказват на клиенти за технически проблеми, които не бива да се разчуват;
– складови работници обясняват за “забавни” случки с обработката на стоки, които карат косите на партньорите да настръхнат;
– счетоводители обясняват неща за финансовото ви състояние, реда за изплащане на задължения и т.н., които не бива да стават достояние на външни хора;
– работници от производството се шегуват с методите за производство (напр. фина настройка с чук или подвижна сглобка с лепило), което компрометира управлението на качеството.

Не ме разбирайте погрешно – съвсем не искам да кажа, че мениджърите или “пчеличките” не трябва да участват в купони. Просто те са различни и е голямо предизвикателство да организирате впечатляващо и за двете групи събитие, по време на което те да се чувстват комфортно заедно…

Водещ

Аз изначално не вярвам, че в бизнеса само добрите намерения и задълбочената подготовка са достатъчни за осигуряване на конкретни резултати, дори и искрено да се помолите на вашите професионални богове! Мисля, че управлението на процесите, до колкото това е възможно, има голямо значение за постигане на краен успех.

Водещият е ключова фигура в едно парти, защото от него зависи управляемостта на събитието. Той е човекът, който се грижи купонът да тече според плана, създава връзка между отделните части от програмата, следи реакциите на аудиторията и адаптира комуникацията, така че да поддържа висок градус на настроението и мотивация за участие сред гостите.

Ето моето разбиране за задължителни качества на добрия водещ:
– чаровен – трябва да предизвиква симпатиите на аудиторията;
– артистичен – с школувани глас и поведение пред публика;
– умее да привлича и ангажира вниманието на гостите;
– може да импровизира – в едно събитие се случват куп непредвидени неща и водещият не трябва да се паникьосва, а да използва творчески ситуацията, за да изпълни ролята си;
– не подхожда формално към ангажиментите си – това е обратно на поведението на много от популярните артисти и изпълнители, които предимно красят събитието, ръсят шаблонни фрази и им личи нетърпението да приключат;
– умее да организира игри с гостите – намира участници (въпреки съпротивата им, но без да ги насилва или обижда), управлява игрите, така че да постигне ефекта им, надъхва участниците и провокира зрителите;
– участва активно в създаването на сценария за събитието – това е безценно, защото знаейки собствените си възможности и предпочитания, водещият ще предложи неща, с които би се справил най-добре.

Ако имате опитен човек в компанията, използвайте го. Винаги е по-добре ваш служител да върши тази работа, защото всички ще го познават и, ако се представя добре, популярността ще му помага много по-лесно и ефективно да комуникира с колеги, партньори и клиенти, за да провежда конкретна политика в полза на дейността ви.

Ако нямате подходящ човек в екипа, наемете външен професионалист. Според мен е по-добре да се харесате взаимно с един-двама водещи, които да ползвате във всички свои мероприятия. Така те ще ви опознаят, успешно ще защитават интересите ви в различен тип събития и ще помагат да осъществите плановете си.

Най-добрият водещ, с който аз съм работил многократно, е професионален актьор, който “на младини” е работил няколко сезона като аниматор в големи чуждестранни курорти.

Сигурно вече се питате „От къде да го намеря този идеален водещ?”. Ако ползвате външна компания за организиране на събития, експертите й могат да ви препоръчат няколко имена. Разпитайте познати и приятели дали са доволни от водещ, с когото са работили или са виждали “на терен” по време на събитие и им е направил впечатление. Сетете се за някого, когото сте харесали от събитие, на което сте били гост. Така ще се оформи списък от 4-5 имена, измежду които да избирате. Преди да “стиснете ръце” с някого, бих ви препоръчал две неща:
– срещнете се предварително с всеки кандидат-водещи и поговорете за опита му, за вижданията му относно партито, което планирате, за препоръките му, които смята, че ще са полезни за вас и т.н.;
– вижте кандидатите в действие – на запис или още по-добре на живо в друг купон.

Разбира се външен водещ ще ви струва определена сума, но добрият водещ си заслужава парите, стига да са в рамките на бюджета ви.

Храна

Ако идеята на купона е изградена около някакви конкретни ястия (конкретна национална кухня, дивечово месо, аюрведическа философия на храненето и т.н.), по-добре е да разработите фиксирано меню. То включва предварително определени ястия, които са еднакви за всички гости, и ред на сервиране (т.н. степени – четиристепенно меню обикновено означава салата, предястие, основно ястие и десерт). Така, посредством последователността на ястията и комбинирането на различни вкусове и аромати, ще можете да управлявате усещанията на гостите и да им помогнете наистина да се насладят на вашето предложение.

В останалите случаи храната няма централна роля и бих ви препоръчал сервиране на блок маса, при което всички ястията са разположени в специални кътове и гостите избират какво да консумират и си сипват сами колкото пъти желаят. Този тип сервиране позволява задоволяване на много широк кръг от вкусове – всеки сам си взема точно това, което харесва или което му изглежда интересно.

Нека припомня, че всичките ми разсъждения не се отнасят за изискани събития със строго официално облечени гости, кристални сервизи, ленени покривки и дискретна класическа музика за фон (напр. официални галавечери, приеми, коктейли и др.). Аз лично нямам опит в организиране на такива (винаги съм ползвал външни фирми за целта) и не бих се ангажирал със съвети.

И така, ако храната не е основен акцент и сте избрали сервиране на блок маса, ето няколко препоръки:
– не правете компромис с качеството на ястията;
– по-добре да предложите по-голямо количество от по-малко на брой ястия – така всички ще могат да си вземат от всичко. Иначе най-привлекателните и интересни неща свършват бързо и много гости остават разочаровани, че не са успели да опитат нещо;
– искайте оферта от ресторанта/кетъринга, в която са посочени грамажите на различните ястия – това ще ви помогне да се ориентирате какво количество от всеки вид ще бъде сервирано и можете да искате промени;
– искайте поне две вълни на зареждане – обикновено част от гостите идват рано и е неприятно да ги държите на празни маси, а закъснелите пък не бива да намират опоскани чинии;
– сервирайте всичко налично на блок масите – не знам дали нарушавам някакво правило на сервиране, но е неприятно след като хората са си сипали пълни чинии с предястия и вече са хапнали обилно, изведнъж да започнат да се появяват основни ястия. За целта са измислени уредите “бен мари”, които запазват топли готвените ястия т.е. предястията и готвените блюда могат да се сервират заедно;
– мислете и за вегетарианците;
– уверете се, че плановете за подреждане на блок масата са съобразени с броя гости, които ЕДНОВРЕМЕННО ще поискат да си вземат от сервираните ястия. Ужасно е 100+ гости да се наредят на една безкрайна опашка покрай маса само с един “вход” – мястото, от което всеки си взема чиния и прибори и тръгва покрай ястията, за да си сипе. Такова стълпотворение обикновено се получава, когато делово събитие прелива веднага в забавна част и всички се “изсипват” на мястото на купона.

Според мен добрият подход в избор на меню е да поискате първоначално предложение от ресторанта или кетъринга, което включва подробно описание на храните и предвидените грамажи. Професионалистите имат голям опит и ще ви направят относително приемливо предложение, ако предварително ги ориентирате какви ще са гостите, какво е съотношението мъже/жени, имате ли предпочитания за определени типове храни (примерно може да искате задължително три вида меса – пилешко, свинско/телешко и риба). После преценете дали да предоговорите някои от компонентите му – да замените едни ястия с други, да промените едни грамажи за сметка на други и т.н.

NB! Съобразявайте се с мястото на провеждане на събитието! В повечето петзвездни хотели например ще ви откажат да сложат на масите “прости” ястия (обикновена скара например), защото имат стандарти за работа (в т.ч. на храната) и няма да допуснат гости на хотела да консумират ястия, които са извън предписанията за стил на аранжиране и сервиране, качество на продуктите, класа на обслужване, готвене и т.н.

Алкохолни напитки

У нас е дълбоко вкоренено разбирането, че празник без алкохол не може. Това означава, че всяко парти трябва да бъде подкрепено от подобаващо количество и разнообразие на напитки.

Ако познавате гостите (напр. това са служителите във вашата фирма), познавате и вкусовете им т.е. ще можете до голяма степен да прецените какъв алкохол да осигурите.

Ако не познавате аудиторията обаче, ще трябва да вземате творчески решения 🙂 Ето няколко съвета:
– по-добре да предложите по-голямо количество от по-малко на брой видове и марки алкохол – така не рискувате нещо да свърши бързо и гостите да недоволстват, че трябва да “смесят” напитките;
– по добре е някой да налива на гостите на т.нар. “мокър бар” или по масите, защото, ако оставите нещата на самообслужване (отворени бутилки на обособен бюфет и всеки сам си налива), винаги се намират тарикати, които вземат цели бутилки за масите си, и предвиденото количество много бързо се изчерпва;
– разберете какви са резервните варианти за бързо снабдяване с допълнителни количества алкохол, ако предвидения свърши изненадващо. Проучете на какви цени продава заведението, има ли магазини наблизо, от които можете да купите бързо (работят ли след 22 ч.) и т.н.
– универсалната комбинация, която посреща по-голямата част от вкусове, е: бира (през лятото) + вино (червено и бяло)+ концентрати (ракия, уиски и водка);
– проучете какво е “модерно” да се пие – например конкретен вкус водка в комбинация с точно определена безалкохолна напитка, нова марка уиски и т.н. Преценете дали гостите ви са с такъв профил, че си струва да им осигурите тези актуални марки и комбинации от питиета;
– ако правите тематичен купон, помислете дали е възможно да го подкрепите с поне едно алкохолно питие, което има връзка с идеята (wild west <> уиски и бърбън, руска тема <> водка, римско тържество <> вино и т.н.)
– не правете компромис с качеството на алкохола – ако натровите с ментета гостите всички усилия за организиране на купона пропадат. Не си помислям дори, че бихте ползвали съзнателно ментета, по-скоро внимавайте от къде купувате!

Ако очаквате гостите ви да изпият голямо количество алкохол, то обмислете варианти вие да си закупите и внесете за консумация избрани напитки, защото цените в заведение са поне 3 пъти по-високи от тези в магазин за продажби на дребно. Когато опитате да договорите такава опция с ресторант или кетъринг фирма, ще се натъкнете на една от следните ситуации:
– категорично ще ви откажат – очаквайте го от висок клас заведения и такива, които се радват на голям интерес и им е все едно дали ще приемат вас или друго парти;
– ще ви поискат да поръчате минимално количество (обикн. 50 мл. концентрат и чаша вино), а за внесеното количество ще ви поискат такса “бушон” (на англ. corkage fee). Това е такса за обслужване на внесен от вън алкохол (изстудяване, сервиране, ползване на чаши и т.н.). Плаща се на бутилка или на количество – според условията на ресторанта или хотела;
– ще се съгласят без доплащане, ако платите наем за ползване на залата и/или направите добра поръчка за храна. На това се съгласяват заведения и хотели, които не са много натоварени, или изберете дата за събитие, която за тях е “слаб ден”.

Ако внасяте алкохол (особено без такса бушон в по-нисък клас заведения), имайте едно на ум, че това удря по печалбата на заведението и засяга пряко интереса на бармани и сервитьори (ще трябва да работят повече без да могат да припечелват от обичайните тарикатлъци). Ако не вземете мерки, очаквайте част от вашите бутилки въобще да не стигнат до гостите – или ще останат в заведението за продажба по-късно или обслужващия персонал си взема “компенсация” за засегнатия интерес. Изпитан начин да се предпазите от подобни кражби е:
– да предадете вашите бутилки заедно с опис на някакъв отговорник срещу подпис;
– след партито да приемете остатъка на принципа “пълно за празно” – получавате обратно всички свои бутилки (неразпечатани, наченати и празни) и проверявате дали броя им съответства на описа;
– ако си падате малко параноици, може и да маркирате някак бутилките си, за да не ви върнат после празни, които са си били празни в заведението преди вашия купон, и срещу тях някой си е присвоил пълни.

Винаги има риск някой да си отлее от вашия алкохол в свои бутилки (виждал съм го на живо), но приемете, че това е в рамките на допустимите загуби 🙂

Една идея! Вносителите и българските производители на алкохол имат голям интерес потенциалните консуматори на техните марки да опитат питиетата, защото това е най-сигурния начин да привлекат нови клиенти. По тази причина въпросните компании са готови да инвестират в инициативи, които помагат продуктите им да стигнат до повече хора. Така всяко парти за 60-70 души или повече става интересно и можете да договорите някои ценни екстри с вносител или производител на алкохол:
– безплатни напитки за дегустация;
– безплатни “брандирани” хостеси – дами във фирмено облекло (най-впечатляващите, които съм виждал, бяха промотърки на Johnnie Walker в червено-белите си костюми), които можете да използвате за помощ в организацията;
– безплатен барман, който забърква коктейли с донесени oт него количества от представяния алкохол;
– специални отстъпки при закупуване на необходимото ви количество (обикн. това са цените на едро);
– безплатни дребни брандирани подаръци за награди в игрите с публиката.

Когато преговаряте с някого за горните неща, можете да предложите в замяна някаква комбинация от:
– добро описание на гостите – колко мъже/жени, соц. статус, доходи, възраст, опит от предишни събития и т.н., за да убедите другата страна, че това е точно тяхната целева група консуматори и си струва да инвестира във вашето събитие;
– възможност за брандиране или друга реклама на производителя по време на партито;
– обещание за ексклузивност – няма да предлагате други марки напитки от същия вид;
– възможност за кратко представяне на напитка или марка – история, вкусове, препоръки за консумация и т.н.

Специално за любителите на вино препоръчвам веригата магазини CASAVINO , които, освен вино за вашите купони, предлагат и интересни услуги – безплатно заемане на чаши за вино (страхотно улеснение при градински партита, а и не само),  “изпий или върни” т.е. заплащане само на изпитото и безплатна доставка.

Остана само да разкажа няколко неща за организиране на забавната програма, но това ще стане в следващата публикация от тази поредица 🙂

 

За Stefan Dimitrov

Close to 15 years experience as Chief Marketing Officer of leading IT companies (wholesalers, system integrators and independent software vendors), Sales & Marekting consultant of SMB companies, Sales & Marketing trainer I do believe that marketing is a mix of (1) art, (2) science and (3) a piece of good luck! For sure there are many common scientific rules and principles that lie at the roots of every marketing project, but the art is in the way they are combined and implemented because there is no any universal formula for success. Good luck is always important...
Публикувано в Събития с етикети , , , . Постоянна връзка.

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *

Този сайт използва Akismet за намаляване на спама. Научете как се обработват данните ви за коментари.