Как се избира бизнес софтуер – част 2

В предишната стъпка представих съвсем опростено и кратко необходимостта от изясняване на целите на проекта преди пристъпване към каквато и да е реализация.

Сега предстои да ви разкажа какво представлява стъпка №2 от описания в предния пост модел:
1. Изяснете си какво искате да постигнете.
2. Изберете тип софтуер, който ще ви помогне да реализирате желаното.
3. Съберете преки впечатления от други клиенти, които вече са внедрили такова решение.
4. Изберете конкретно решение.
5. Изберете доставчик, който ще внедри софтуера при вас.
6. Направете качествен анализ на дейността ПРЕДИ да започнете внедряване.
7. Осигурете си подкрепа от ключовите служители, които имат отношение към използването на софтуера.
8. Организирайте смислени обучения – въвеждащо и такива за усъвършенстване на уменията за боравене с приложението с цел постигане на конкретни задачи, а не по принцип.
9. Изгответе план за постигане на конкретни цели в използването на софтуера и отговорно отчитайте напредъка.

Време е за повече информация!

Стъпка 2: Изберете тип софтуер, който ще ви помогне да реализирате желаното.

Ако приемем, че вече знаете какво искате да направите, сега трябва да се ориентирате дали съществува софтуерно решение, което отговаря на вашите нужди.

За предпочитане е да възложите тази задача на експерти – член на вашия екип, външен независим специалист или компания с такава дейност. Това ще ви спести куп занимания с несвойствени дейности и много грешки. Експертите познават различни решения и техните възможности, така че много по-бързо ще се ориентират кои са подходящи за вашия случай.

Използването на професионално софтуерно решение има огромно влияние върху дейността, която обслужва. В този смисъл бих препоръчал при избора си повече да се доверявате на препоръките от проверени специалисти отколкото на познати, приятели и роднини, които няма да ви подведат съзнателно, но не са експерти.

Ако след съветите на близки хора изберете неподходящ модел компютър, офис обзавеждане или дори автомобил, то ще намерите начин да го продадете и да се разминете с неприятни спомени и известни финансови загуби. При софтуера ситуацията е съвсем различна! Смяната на едно решение с друго генерира:
– почти 100% загуба от инвестициите в лицензи и внедряване на погрешно избрания продукт;
– сериозни загуби от закупени специфични хардуерни устройства и ИТ услуги (напр. web hosting);
– вътрешно напрежение в екипа;
– пропуснати ползи, които бихте получили, ако проектът беше приключил успешно и навреме.

Независимо дали ползвате външни услуги или вътрешни ресурси за избор и внедряване на софтуер, за да направите правилен избор вие лично ще трябва да натрупате базови знания в тази област.

Предлагам ви няколко класификации на видовете софтуерни решения, които не претендират за изчерпателност, но пък са добра отправна точка за разсъждения:

I. Според обхвата на задачите, които решават:

1. Решения за цялостно управление на организациятa.
Най-често използвания тип софтуер за интегрирано управление на бизнеса се нарича Enterprise Resource Planning (съкр. ERP). Вероятно ще срещнете и термина “от клас ERP”, който се използва както за готови, така и за специално разработени приложения, обхващащи всички ключови дейности в една организация – финанси&счетоводство, продажби&маркетинг, доставки, логистика, складово стопанство, производствени дейности и т.н.;

2. Специализирани решения за управление на отделни дейности или процеси:
– за управление на взаимоотношенията с клиенти (маркетинг, продажби и сервизно обслужване) – Customer Relationship Management (съкр. CRM);
– за управление на производствена дейност – Manufacturing Operations Management (съкр. MOM);
– за управление на финанси и счетоводство;
– за фактуриране – Billing;
– за управление на активи – Asset Management;
– за управление на човешки ресурси – Human Resources Management (съктр. HRM);
– за управление на проекти – Project Management;
– за управление на автопарк – Fleet Management;
– за автоматизиране на инженерното проектиране – Computer Aided Design (съкр. CAD);
– за автоматизирано управление на машини с ЦПУ – Computer Aided Manufacturing (съкр. CAM);
– за управление на инженерни данни – Product Data Management (съкр. PDM);
– за управление на документооборот – Document Management Systems;
– за изготвяне на специализирани (сложни) справки и отчети – Business Intelligence (съкр. BI);
– за дейности, които които използват геопространствени данни – Geographic Information Systems (съкр. GIS);
– и още много други стандартни или изготвени по поръчка софтуерни приложения.

Две и повече от тези специализирани решения могат да работят свързани помежду си в една обща система, за да изпълняват някаква комплексна задача. Например: CRM система за сервизно обслужване, географска информационна система (GIS) и софтуер за управление на активи могат да се обединят в обща система за управление на мобилни ремонтни екипи, които поддържат някаква инфраструктура (тръби, кабели и др. подобни).

 

II. В зависимост от начина на създаване и разпространение:

1. Готови продукти, които имат фиксирана функционалност и определен набор от настройки, чрез които до колкото е възможно се пресъздава начина на работа на клиентите (колкото повече параметри за настройка има, толкова по-точно съответствие с реалната дейност може да се постигне, но внедряването става по-трудоемко).
Предимства:
– до голяма степен са изчистени от грешки и проблеми в работата, особено, ако са в продажба достатъчно дълго време;
– ползват се от много потребители т.е. можете да разчитате на помощ от някой по-опитен или да привлечете подготвен за работа със софтуера специалист от друга организация;
– добре замислените и реализирани продукти с дълга история използват наученото от множество инсталации при различни клиенти т.е. осигуряват допълнителна добавена стойност и добри практики за новите клиенти;
– можете да търсите референции от клиенти, които вече ползват решението;
– можете да видите продукта “на живо” – демонстрация в симулирана или работна среда;
– много добра техническа поддръжка.

Недостатъци:
– фиксирана функционалност – ако желаете допълнително нещо нестандартно, то програмирането му е скъпо или дори невъзможно, ако системата е затворена (т.е. никой друг освен разработчика не разполага с достъп до програмния код и не съществуват интерфейси за взаимодействие на външни програми с приложението) и производителя не ви смята за интересен клиент;
– утвърдените продукти с богата функционалност (особено онези, които изискват внедряване от специалисти) имат относително висока цена на лицензи и поддръжка;
– тъй като продуктите са “пакетирани” за продажба, те обикновено включват разни функции и екстри, които никога няма да ползвате, но пък ще ги платите.

2. Решения, които се създават по поръчка “от нулата” и точно отговарят на спецификата на клиентите.
Обикновено това са системи, които:
– решават специфични проблеми, за които не е рентабилно разработването на стандартен софтуер;
– представляват алтернатива на готовите приложения. Това обичайно са продукти с базова функционалност, които са дело на малки екипи или самостоятелни програмисти на свободна практика, така че да се постигне максимално ниска цена на разработка и поддръжка.

Например, ако успеете да дефинирате добре функциите и данните, с които искате да управлявате взаимоотношенията с клиентите си, то всеки грамотен програмист ще може да ги пресъздаде в софтуерно приложение, НО … то със сигурност няма да е същото като предлаганите професионални продукти. Най-прозаичната причина за това е, че програмистите ще направят каквото им кажете (в идеалния случай), а вие гарантирано няма да се сетите за всичко, за което са помислили водещите производители на решения с дългогодишна история. За някои случаи обаче компромисът е напълно оправдан 😉

Предимства:
– съответстват точно на нуждите и начина на работа на клиента (ако не е прескочена фазата на анализ и оптимизиране на дейността ПРЕДИ създаването на софтуерното решение);
– обикновено стават собственост на клиента и не е необходимо закупуване на лицензи при решение за включване на повече потребители.

Недостатъци:
– колкото и стандартизирано да е решението (технологии, документация и пр.), то обвързва клиента с доставчика по отношение на доработки и поддръжка и трябва внимателно да се изясняват цените за тези услуги преди сключване на договор, защото има недобросъвестни компании, които продават на ниска цена първоначалната разработка, а после искат солени суми за доработки и следгаранционна поддръжка;
– цените за разработка варират в широки граници и е много трудно да се сравнят предложенията на доставчиците, защото всички обещават, че ще изпълнят задачата. В този случай е добре да проверите репутацията и професионализма на доставчика чрез проучване на вече реализирани негови проекти;
– ако разработчикът е програмист на свободна практика, има голям риск той да откаже (не му се занимава или иска повече пари, а вие не сте съгласни да ги плащате) или да няма възможност (заминава за чужбина или започва нова работа и няма свободно време) да поддържа решението, което означава застой или започване на проекта от начало;
– приложението остава относително статично, защото разработчикът няма ангажимент да го развива нито в технологично, нито във функционално отношение. Това е особено неприятно за динамично променящи се дейности (например маркетинг и продажби или подбор на квалифициран персонал), защото скоро се оказва, че нещата се случват по нови начини в реалния живот, а софтуерът няма възможност да пресъздаде промените. И трябва да си поръчате доработка…

 

III. В зависимост от създателите, продуктите са плод на работата на:

1. Световни производители на софтуер.
Това са големите имена: Oracle, Microsoft, SAP, Adobe, Corel и т.н.

Предимства:
– решенията са продукт на сериозно технологично ноу-хау и професионална работа на големи екипи;
– има осигурена техническа поддръжка – в големите и сложни приложения винаги има грешки, които се проявяват в някакви специфични ситуации пропуснати от стандартните тестове, но по закона на Мърфи те задължително се изникват във вашата работа. За решаването на всякакви “завързани” казуси можете да разчитате на широка международна мрежа от експерти, НО … трябва да се въоръжите с търпение и да упорствате докато не получите желаното решение;
– имат ясен път за развитие (product road map), инвестират в усъвършенстване на текущите версии (нови функции и коригиране на грешки) и пускане на съвсем нови версии;
– интеграцията на едно приложение с останалите продукти на същия производител е (почти) 100% гарантирана, докато свързването на решения от различни производители не винаги е безпроблемно (да не казвам, че се случва да е напълно невъзможно).

Недостатъци:
– относително високи цени. Това е една много дълга тема – скъпи ли са лицензите, внедряването и поддръжката на продукти от световни производители или не. Тук ще цитирам едно хубаво съждение: “Мерцедес не е скъп, той просто струва толкова!“. Ако работата ви изисква Мерцедес или вашите продукти са Мерцедес в своята област и не желаете компромис в средствата за производството им, то трябва да сте готови да платите съответната цена. Ако това не е наложително, но решите да ползвате Мерцедес, нещата опират до ирационални мотиви (купувам само най-доброто, жена ми иска Мерцедес и т.н.) и финансови възможности;
– тромава реакция при нестандартни казуси – дано не ви се налага да търсите съдействие от индиец в център за поддръжка на някой от гигантите 🙂 Шегата настрана – обикновено тези производители имат формализиран няколкостепенен процес за отговор на запитвания и трябва да сте наясно с това как работи системата;
– България е малък пазар и често липсва пълна локализация – превод на български на документацията и системните текстове, както и синхронизиране с изискванията на местното законодателство.

2. Регионално представени компании – обслужват няколко (съседни) страни.

Това са производители, които са натрупали критична маса в собствената стрна и търсят международна реализация на продуктите си. Най-общо техните предимства и недостатъци са подобни на посочените за големите производители, но има и няколко специфични:

Предимства:
– амбициите за навлизане на нови пазари и отхапване на смислен пазарен дял често са причина за предоставяне на значително по-добри търговски условия от местните конкуренти. Това означава, че можете да договорите относително ниски цени на лицензи и по-широк обхват на проекта за по-ниска цена на внедряване;
– по-голяма гъвкавост от световните мастодонти – особено за специфични доработки и интеграция с други системи.

Недостатъци:
– не винаги имат добре подготвена документация;
– често липсва локализация (превод) и най-много да получите версия на английски (или друг западен език, ако той ви допада повече);
– възможно е да нямат опит и подготвени специалисти за внедряване на решение, което има специфични особености за вашия индустриален сегмент;
– ако работят с местни партньори, а не чрез собствено представителство, задължително се уверете, че компанията-представител има специалисти и опит в инсталиране и поддръжка на решението! В много случаи такива “оторизирани представители” имат споразумение да работят с избрания от вас продукт, но не инвестират никакви усилия и средства преди да получат реален проект т.е. има голяма вероятност вие да сте им от първите клиенти и да се учат на ваш гръб…

 

3. Малки местни фирми;

Най-често това са нишови играчи, които разработват някакво специфично решение и обслужват клиенти със сходен профил. В тази група компании са обичайно с 5-15 служители, които работят само на национално ниво или дори само в даден район на страната.

Предимства:
– много гъвкави във всякакъв смисъл – цени, срокове на работа, програмиране по поръчка на клиент, поддръжка на място и т.н.;
– относително ниски цени – както на лицензи за софтуера, който произвеждат, така и на внедряване и поддръжка. Една от причините за това е относително ниската цена за издръжка на компанията, която позволява поддържане на по-ниски цени на продуктите и услугите;
– ако са задълбали в конкретна област и вие имате нужда от решение точно в нея, можете да получите много добър продукт.

Недостатъци:
– обикновено “мозъците” на такава компания са 2-3 души и ако нещо стане с тях (скарат се помежду си, ако са съсобственици; намерят си по-добра работа, ако са наемници и т.н.), то започва да страда цялата работа на компанията;
– ограничен капацитет – колкото и да са добри хората, те не могат да съперничат на екипите в големите компании т.е. ако вече работят по няколко проекта може да не са в състояние да поемат и вашето внедряване;
– често нямат ресурс да осигурят планирано развитие на продуктите си, а чакат клиент да поръча нещо и да го плати, за да го превърнат в стандартна функционалност за останалите клиенти.

4. Самостоятелно работещи специалисти (free lancer) – основно две категории:
4.1. Утвърдени експерти, които са решили да работят за себе си на проектен принцип (т.е. участват в реализацята на конкретни задачи, след приключване на които се присъединяват към друг проект).

Предимства:
– имат задълбочени познания и опит в конкретна област т.е. могат да са изключително полезни за ефективно организиране на дадена дейност с минимум грешки.

Недостатъци:
– струват скъпо;
– имат ограничен капацитет;
– работят по някакво “парче” от целия проект и понякога трудно се интегрират в общата картина.

4.2. Студенти или специалисти, които работят за някого, но в свободното си време заработват допълнително.

Предимства:
– ниски цени на труд;
– изключително гъвкави – изпълняват прищевки всякакви;
– добро решение са за някаква черна работа, която не изисква голям опит и задълбочени познания и ще ви излезе скъпа, ако я върши професионална компания.

Недостатъци:
– винаги могат да ви изненадат, че повече няма да се занимават с вашия проект;
– в случай на неизпълнени споразумения нямате голям шанс за удовлетворение, дори и по съдебен път;
– много ограничен капацитет – технологичен и експертен в предметната област. Става дума за един единствен човек все пак…
– специално внимавайте със студенти – те са в началото на професионалната си кариера и нито имат голям опит, нито познания, което е много вероятно да се отрази на качеството на разработката им.

 

IV. В зависимост от достъпа до кода

1. С отворен код

Това са софтуерни приложения, които се разпространяват с пълен достъп до програмния код с цел неговото проучване, променяне, усъвършенстване, използване и последващо разпространение.

Често приложенията с отворен код се разработват от цели общности, които имат сходни нужди или ценности. Идеята зад този подход е, че цената на личното участие в споделената инвестиция за създаване на качествен продукт “по мярка” ще е много по-ниска от самостоятелно закупуване на готов продукт, който не може да бъде променян. Още повече, че получената разработка може свободно да се модифицира допълнително, така че да посрещне нечии специфични нужди и желания.

Идеологията и общоприетите правила за създаване и разпространение на софтуерни продукти с отворен код можете да намерите на сайта на Open Source Initiative (OSI).

Приложение с отворен код не означава автоматично безплатен софтуер! Много продукти са безплатни, но приложенията, изградени на тяхна основа, са платени. Промените и разширенията по желание на клиент и поддръжката на внедрените системи от такъв тип също са платени услуги, които се извършват от специализирани компании.

NB! При някои разработки по поръчка на клиент, последния става собственик на кода, има пълен достъп до него и може (на своя отговорност) да прави всякакви промени и добавки. Това обаче не е приложение с отворен код в общоприетия мисъл на това понятие.

2. Със затворен код

Достъпът до кода е невъзможен или разрешен само за преглед (след подписване на съответно споразумение за спазване на определени правила за конфиденциалност). Продукти със затворен код се разработват от компании, които разглеждат кода като бизнес-тайна за изграждане на конкурентно предимство. По този начин те предпазват работата си от пиратстване и подражателство.

Умишлено няма да публикувам предимства и недостатъци за тези два вида решения, защото това само по себе си е безбрежна тема и повод за непрекъснати спорове между привържениците на двете платформи.

Ако ви се налага да избирате между решения с отворен и затворен код, сравнявайте според важните за вас критерии – напр. функционалност, обща цена на притежание (Total Cost of Ownership), поддръжка, съпътстващи продукти и услуги (документация, обучение и т.н.), начини за гарантиране на сигурността на операциите и данните и т.н.

 

V. Водещи и догонващи

Винаги в бизнеса има лидери и догонващи. Софтуерната индустрия не прави изключение.

Идеята тук е, че водещите компании са станали такива, защото много или пък големи (т.е. взискателни) клиенти са ги избрали поради някакви техни уникални решения, които комбинират технологични платформи, методологии и политики на работа, ценни познания в конкретни области, които да бъдат споделени под формата на готови функции в системите или консултантски препоръки и т.н.

Догонващите пък често са по-агресивни в търговската си политика, а е възможно и да предлагат по-прогресивни решения от лидерите, защото вече са проучили техните продукти и са разработили по-добри техни алтернативи.

По-скоро е важно да внимавате с потенциални покупки от играчи “в дъното на таблицата” и да анализирате защо те се намират там. В това, че са сред последните в даден момент може да няма нищо тревожно – например когато голяма компания навлиза на локален пазар е естествено в началото да не е сред лидерите по продажби. Притеснително е, ако някой трайно стои на опашката в няколко поредни издания на класация или проучване…

За да се ориентирате коя компания къде се намира, можете да използвате класациите по различни критерии на някои уважавани фирми за пазарни проучвания и анализи, които работят в сферата на софтуерните продукти:

 

VI. Според начина на използване

1. Закупуване и инсталиране на място при клиента.
Това предполага закупуване на:
– лицензи за избраното софтуерно приложение;
– лицензи за системния софтуер, който е необходим за работа на продукта – операционни системи, бази данни, различни сървъри и т.н.;
– хардуер – сървъри, потребителски работни станции, външни дискови масиви за съхранение на големи обеми данни и архивиране, специализирани шкафове за монтиране на голямо количество компютърно оборудване, резервирано токозахранване и т.н.;
– ИТ услуги – комуникационни, уеб хостинг и др.

Предимства:
– всичко компоненти на решението са под контрола на клиента и той може да ги управлява ефективно, ако знае как;
– теоретично е гарантирано високо ниво на сигурност на данните;
– предвидими разходи за поддръжка.

Недостатъци:
– голяма първоначална инвестиция;
– необходимост от специално подготвено (климатизирано, с подходящо ел. захранване, пожарообезопасено) място за разполагане на критичните хардуерни устройства (сървъри, външни дискови масиви за съхранение на данни, комуникационно оборудване и др.);
– необходимост от обучени специалисти за управление и поддръжка на компютърна техника и софтуер.

2. Закупуване на софтуера и използване отдалечено чрез специализирани софуерни клиентски агенти или през интернет браузър.
В този случай, самото приложение се инсталира в специален компютърен център, който предоставя под наем хардуер и системен софтуер, а потребителите достъпват необходимата им информация отдалечено.

Предимства:
– по-ниски в сравнение с предния вариант първоначалните инвестиции;
– спестява главоболията около закупуване, инсталиране и поддръжка на оборудване, а често и тези за системен софтуер (зависи доставчикът на услуга какво предоставя – само хардуер или хардуер + системен софтуер);
– няма нужда от наемане и издръжка на много собствени системни администратори.

Недостатъци:
– ако доставчикът на компютърна платформа под наем има проблеми, по-трудно подлежи на управление;
– ако по някаква причина прекъсне комуникацията с компютърния център (срязани кабели например), услугата автоматично отпада;
– нужда от по-сложно решение за защита на собствените данни, които се съхраняват и обработват на отдалечен ресурс.

3. Ползване на цялото решение като услуга (ще срещнете термина SaaS, който означава Software-as-a-Service).
При това решение всичко се използва под наем и клиентите не придобиват собственост върху софтуер и хардуер, а само върху данните си.

Предимства:
– най-ниски предварителни разходи за придобиване;
– клиентите винаги разполагат с последната версия на софтуера и не се грижат за отстраняване на програмни грешки и недостатъци;
– цялата отговорност за поддръжката на работоспособност на ИТ системите е на доставчика на услугата.

Недостатъци:
– ако по някаква причина прекъсне комуникацията с компютърния център (срязани кабели например), услугата автоматично отпада т.е. необходимо е резервиране на критичните комуникационни трасета;
– екипът за поддръжка на доставчика може да реагира на проблеми тромаво по куп причини (няма достатъчно специалисти, намира се на друг континент в друг часови пояс, трябва да се мине през формализирана процедура с няколко нива на реакция и т.н.);
– необходимост от специално уреждане на защитата на данните на клиента;
– при окончателен отказ от услугата прехвърлянето на данните от използваната система в ново приложение е свързано с много трудности и рискове.

Очаква ви стъпка 3 – “Съберете преки впечатления от други клиенти, които вече са внедрили такова решение.

За Stefan Dimitrov

Close to 15 years experience as Chief Marketing Officer of leading IT companies (wholesalers, system integrators and independent software vendors), Sales & Marekting consultant of SMB companies, Sales & Marketing trainer I do believe that marketing is a mix of (1) art, (2) science and (3) a piece of good luck! For sure there are many common scientific rules and principles that lie at the roots of every marketing project, but the art is in the way they are combined and implemented because there is no any universal formula for success. Good luck is always important...
Публикувано в Покупки с етикети , , , , , , , . Постоянна връзка.

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *

Този сайт използва Akismet за намаляване на спама. Научете как се обработват данните ви за коментари.