Тази публикация е предназначена основно за собственици и управители на малки и средни компании, защото малцина от тях могат да разчитат на висококвалифицирани собствени експерти по развитие на бизнеса и информационни технологии, но е много вероятно и мениджърите в големи организации да намерят нещо полезно в следващите редове 😉
Рано или късно всяка компания, която се разраства и разширява бизнеса си, започва да изпитва нужда от по-ефективно управление на (информацията за) дейността си. Този момент със сигурност е дошъл, когато ровенето в тефтери и куп компютърни файлове започва да ви нервира прекалено, вездесъщият Microsoft Excel издъхва под сложна система от формули и външни връзки, а счетоводната програма не може бързо да ви осигури важни справки точно във вида, който ви е необходим.
Ако сте взели решение да внедрите по-мощно софтуерно средство за управление на бизнеса, то сте на път да нагазите в един безбрежен океан от решения, в който ще трябва да се борите със специализирани термини, сложни обяснения, трудности да оцените какво точно ви предлагат и страх да не се превърнете в поредния “пропаднал проект” или най-малкото надхвърлил три и повече пъти предвидения бюджет и проточил се много месеци в повече от планираното…
Вярвам, че този материал ще ви помогне да доплувате с минимум перипетии до вашия райски софтуерен бряг 🙂
Предлагам ви модел за избор в няколко стъпки:
1. Изяснете си какво искате да постигнете.
2. Изберете тип софтуер, който ще ви помогне да реализирате желаното.
3. Съберете преки впечатления от други клиенти, които вече са внедрили такова решение.
4. Изберете конкретно решение.
5. Изберете доставчик, който ще внедри софтуера при вас.
6. Направете качествен анализ на дейността ПРЕДИ да започнете внедряване.
7. Осигурете си подкрепа от ключовите служители, които имат отношение към използването на софтуера.
8. Организирайте смислени обучения – въвеждащо и такива за усъвършенстване на уменията за боравене с приложението с цел постигане на конкретни задачи, а не по принцип.
9. Изгответе план за постигане на конкретни цели в използването на софтуера и отговорно отчитайте напредъка.
В няколко последователни публикации ще ви предложа едно изстрадано в практиката мое разбиране относно нещата, които е препоръчително да направите на всяка стъпка.
Стъпка 1: Какво искате да постигнете?
Внедряването на професионално софтуерно приложение не е нито лесно, нито евтино, нито бързо! Така че преди да започнете изяснете колкото е възможно по-добре какви цели преследвате с този проект.
Тук е мястото да припомня хубавата китайска сентенция “Ако не знаете накъде отивате със сигурност ще стигнете някъде другаде“.
Ако нямате ясен отговор на въпроса “Какво искам да постигна с внедряването на бизнес софтуер?“, според мен важно първо да отделите време и да помислите в повече детайли. Най-добре е да направите цялостен анализ на дейността си и да използвате изводите от него. Ако изготвянето на такъв анализ ви затруднява, нямате финансова възможност да наемете или пък не желаете да включите външни консултанти, можете да използвате за отправна точка два списъка.
По-лесен за съставяне е първият списък, в който трябва да опишете всички проблеми, които според вас пречат нещата във вашия бизнес да се случват по начина, по който искате. После сложете на всеки запис коефициент на важност:
– критично – ако не направите нищо по тези въпроси, то на хоризонта вече се задават сериозни проблеми ИЛИ ако постигнете подобрение в някоя от тези области, това ще донесе значителни ползи;
– важно – казуси, които трябва да бъдат решени, но не е необходимо да се захващате с тях веднага;
– препоръчително – за “когато има време” или “когато има пари”.
Има още един популярен метода за определяне на най-важните и спешни проблеми, с които трябва да се заемете – разпределянето им в квадрантите на следната графика:
По-трудната част на тази първа стъпка е да направите втори списък на нещата, които искате да постигнете във вашия бизнес (за организацията като цяло и за вас лично) или в конкретната дейност, която възнамерявате да автоматизирате. Тук не мога да дам лесни съвети – всеки сам решава за себе си, като в различните етапи на живота повечето хора преосмислят целите си.
Ако говорим само за бизнес без да потъваме в екзистенциални разсъждения, аз мисля, че има два полюса на индивидуални цели, които в много случаи се превръщат и в корпоративни, защото живи хора стоят начело на организациите.
В едната крайност са личности с мисия да направят живота на хората по-хубав. Илюстрация на това е публикуваната в бр. 39 от 2011г. на в-к Капитал история на японеца Йошихико Ямамото, който “…не просто трансформира родното си гето Асака в “град на свободата, образованието и личната автономност”, но успява трайно да го свърже с живата тъкан на 2.6-милионна Осака…” (ето линк към целия материал “Издигащият се лотосов цвят. Или как един японец успява да превърне родното си гето в цветущ малък град“).
В другата крайност стоят хората, които работят ЕДИНСТВЕНО за собственото си благополучие и изпитват удовлетворение, когато мачкат съперниците в бизнеса и печелят още повече пари и власт с всяка нова сделка. Вероятно сред банкерите, които са сочени за причинители на световната финансова криза, ще намерим такива типажи, но не бих искал тук да слагам подобен етикет на конкретен човек.
Между тези два полюса има безчет възможности за лични и фирмени цели – вероятно и вашите са някъде там.
Държа да подчертая, че никоя цел не е по-добра или по-лоша от останалите – всяка оценка е субективна и зависи от гледната точка. Целите са въпрос на личен избор, за който съм сигурен, че ще отговаряме някой ден, но това е друга тема…
NB! Сега е време да сложите заедно най-важните и спешни проблеми, които спъват бизнеса ви или затрудняват някоя конкретна област от него, и най-важните цели, към които се стремите. Софтуерното решение, което предстои да внедрите, ТРЯБВА да ви помага за напредък и в двете области! Това е отправната точка, за да решите къде да насочите усилията и ресурсите си, защото е несериозно и неразумно да се борите на всички фронтове едновременно!
Към описание на стъпка 2: Как да разберете какъв тип софтуер ви е необходим?
