Нека приемем, че вече имате осъзната потребност да използвате външни консултантски услуги и сте избрали експерт или компания, на които да се доверите. Време е за същинската работа!
Добрите консултанти имат изпитана методика за предоставяне на услуги и би трябвало да Ви водят през целия път до постигане на целите в проекта. На практика това не винаги се случва точно така.
В тази статия ще намерите изстрадани препоръки към мениджъри, на които предстои работа с консултанти – бил съм и в двете роли и смятам, че това четиво ще Ви бъде интересно и полезно.
Препрочитайки текста си дадох сметка, че за всеки съвет мога да напиша цяла глава от книга, а и това съвсем не са всички полезни съвети – избрах само някои, които прецених, че имат отношение към най-разпространени проблеми в работата с външни експерти. Надявам се обаче, че и в този синтезиран вид препоръките ще Ви ориентират как по-добре да работите с консултанти.
Дефинирайте ясни цели за това какво очаквате да постигнете и ги споделете с консултантите.
Само по себе си това изискване е универсално и толкова важно, че някои уважавани автори са написали цели трудове по въпроса. Аз мисля, че китайската поговорка „Ако не знаеш къде отиваш, то със сигурност ще стигнеш някъде другаде!“ казва всичко в едно изречение.
Не залитайте към възвишени мъгляви цели – „Да работим за световния мир“, „Да повишим благосъстоянието на всички хора по земята“, „Да направим планетата ни по-чиста“ и пр. Не че тези каузи са лоши, но как точно ще разберете дали сте успели? Аз мисля, че няма добри и лоши цели! Смятам, че е съвсем в реда на нещата дребен или среден предприемач да иска си купи вила на Ривиерата, собствена яхта, да изпрати децата си в престижни чуждестранни колежи или да издържа три фантастични любовници едновременно. Това е въпрос на личен избор, който трябва да уважаваме…
Ако се затруднявате сами да определите ясни и измерими цели в проекта, направете го заедно с консултантите. Те са минавали този път многократно и ще Ви помогнат да осмислите собствените си цели и да ги формулирате разбираемо и конкретно.
Целите са динамична система, защото в преследване на конкретни резултати ще научите много нови неща и ще разширите кръгозора си. Това неминуемо ще доведе до преосмисляне на някои цели и дефиниране на нови.
Ето една изненада – за консултантските проекти динамиката на целите е вредна! Приемайки една работа, консултантите преценяват дали имат капацитет и познания да се справят с нея, остойностяват предполагаемите усилия и планират дейността си във времето. Ако смените целите на проекта в движение (не че е невъзможно), трябва да сте готови да предоговорите всичко от начало!
Всички добри консултанти залагат известни резерви за непредвидени рискове в работата, но няма как да очаквате, че сроковете и цените ще останат същите, ако целите на проекта се променят генерално. Затова отделете повече усилия, за да обмислите внимателно какво желаете да постигнете с помощта на консултантите, за да не се налагат големи промени по-късно!
Не крийте информация!
Няколко важни истини, които трябва да имате предвид:
- Истинските консултантите правят всичко възможно клиентите им да постигнат целите си, защото това повишава репутацията им и позволява спечелване на по-престижни проекти, които носят по-високи приходи. В този смисъл „изпращам доклад/насоки за работа, за които очаквам парите си, а вие се оправяйте сами с прилагането на съветите ми в практиката“ е всичко друго само не и професионална услуга;
- Добрите консултанти не просто дават съвети, а съобразяват предписанията си с личностните характеристики на хората, които ще ги изпълняват. Препоръките са безсмислено упражнение, ако не се използват в реалната дейност на компанията, а това означава конкретни хора да променят нещо в работата си;
- Консултантите анализират данни и факти, за да разберат какво е настоящото състояние на конкретен проблем (на англ. „as is“) и да изберат действия и средства за работа, така че да постигнат желания резултат (на англ. “to be“).
Ако скриете, умишлено или не, част от информацията, консултантите ще работят само с това, с което разполагат и естествено ще стигнат до половинчати или съвсем погрешни изводи. Това винаги води до напрежение, а много често и до скандали и провал на проектите.
Скоро анализирах продажбите на един предприемач и установих, че той работи откровено на загуба. Преди да мисля за препоръки, споделих този тревожен извод с него, а той отговори, че всъщност това са данни само за част от продажбите, които са регистрирани в една от системите. Имало и други данни, които са регистрирани на различно място и ако ги включим в общата картина, то бизнесът ще излезе на печалба!?
Ако консултант установи, че клиент работи на загуба, ще препоръча едни мерки за стабилизиране на бизнеса и постигане на желаната норма на печалба, ако обаче печалбата е по-малка от желаната (но все пак я има), препоръките за нейното повишаване ще са съвсем различни. В единия случай става дума за драстични мерки с цел оцеляване на бизне са, а в другия – за неговата фина (пре)настройка.
Ако имате притеснения за опазване на поверителността на споделената информация, помислете за следното:
- сключете договор за конфиденциалност, който да Ви осигури реална защита в български условия при установено нарушение;
- проучете внимателно консултантите предварително;
- провокирайте консултантите по време на предварителните срещи – ако споделят конкретна информация с имена на клиенти, знайте, че ще го направят и за Вас (на този етап, заради желанието си да Ви спечелят, много е вероятно консултантите да „поддадат“).
Ценете времето на консултантите.
Времето е най-скъпият и дефицитен ресурс на консултантите, защото едно денонощие винаги има 24 часа. Това е причината цените на повечето консултантски услуги да се определят за час или работен ден. По света най-добрите (и скъпоплатени) консултанти ценообразуват дори на база минута!
Ако консултантите излязат от оптимално оразмереното време за изпълнение на някоя задача, това им носи много беди:
- извънреден труд т.е. нарушаване на балансирания ритъм работа<>почивка и по-ниска ефективност в работата, защото консултантите работят с ума си;
- необходимост от сгъстяване на работата по други проекти, което започва да застрашава качеството й;
- неизпълнение на планирания бюджет, заради извънредни часове неплатена работа.
Ако искате качествена услуга, не притискайте прекалено консултантите и не им губете излишно времето.
Без Ваше активно участие (лично и на оторизиран екип) проектът няма се получи.
Това, че ще наемете консултанти съвсем не означава, че те ще свършат
цялата работа сами! Става дума за Вашия бизнес и за решения, които са
ключови за успеха Ви (иначе не бихте харчили пари за външни услуги,
нали?).
Отговорността за това какво ще направите е изцяло Ваша и няма как да я прехвърлите на външен експерт. Затова, наред с обичайните си ангажименти, планирайте време за съвместна работа с консултантите според плана на проекта. Една от най-честите причини за разтегляне във времето на консултантски проекти е бавенето на клиентите при вземане на решение какво и как точно да направят в отговор на препоръките, които
са получили.
И недейте да смятате, че ако бавите проектите, но плащате изработеното на консултантите, това не е голям проблем. Спомнете си какво прочетохте по-горе – времето е безценен ресурс за консултантите и те трябва да го използват оптимално за различните си проекти. Ако Вие се бавите без ясна идея кога ще вземете решение, това повишава напрежението в работата с консултантите, защото те не могат да планират адекватно останалата си работа.
Не казвайте на консултантите какво и как да правят.
Това ми е любим съвет!
Колкото и да смятате бизнеса си за уникален, неповторим и специфичен, не бързайте да казвате на консултантите какво трябва да се направи. Нали за това сте ги наели – да Ви предложат нещо, за което не се сещате сами или не знаете как точно да го реализирате на практика.
Ако сте били искрени за целите си, не сте скрили важна информация и работите с професионалисти, няма причина да не получите ценни съвети. Вместо да възразявате и да поучавате, искайте разяснения защо това са предложенията на консултантите и какво ги кара да смятат, че те ще доведат до желаните резултати във Вашата ситуация.
Има един случай, в който е приемливо да казвате на консултантите какво да правят. Това е ситуация, в която искате външни експерти да прокарат Ваша идея. Парадоксално е, но често висшестоящи мениджъри или подчинени служители приемат дадена идея, ако е формулирана от външен за организацията човек, и я отричат, ако идва от колега. Така че, ако Ви е трудно да прокарате жизненоважно за бизнеса решение и смятате, че доверието към външни експерти ще е по-голямо, може да платите на консултанти да „стигнат“ до въпросното решение (стига то да не е в разрез с професионалните им разбирания).
Не се плашете, ако консултантите нямат готов отговор на всеки Ваш въпрос.
Консултантите съвсем не са всезнаещи и често се налага да изследват някакъв проблем за първи път в работата си. Силата на външните експерти е в комбинирането на богати знания и голям практически опит в търсене на решение за конкретен казус. Ако преценят, че няма да се справят сами, те ще потърсят съвет от колеги или дори ще си наемат подизпълнител, за да намерят решение.
Напредвайте постепенно.
Никога не започвайте генерални промени на всички фронтове! Винаги първо реализирайте пилотен проект в умален мащаб, за да оцените „на живо“ начина за въвеждане на промените, ползите и рисковете. Ако няма как да започнете с пилотен проект, направете поне симулации „ако…, то…“ като си представяте всяка стъпка от процесите и реакциите на реалните хора, които участват.
Големите промени означават трудности и несигурност за служителите и те се съпротивляват умишлено или подсъзнателно. Ако знаете само колко пъти съм изпитвал на гърба си верността на поговорката „Царят дава, но пъдарят не дава!“…
Търсете възможности за допълнителни ползи в работата с консултанти
Консултантите са хора с широк кръгозор и голяма мрежа от делови контакти. Използвайте възможността да получите допълнителни ползи от работата с външни експерти:
- търсете начини да Ви свържат с други техни клиенти или партньори, които са Ваши потенциални клиенти;
- поискайте да Ви срещнат лично с влиятелни личности, познанството с които би помогнало в бизнеса;
- искайте да Ви препоръчат доставчици на професионални обучения, които ще са необходими, за да изпълните пълноценно проектите си.
Не очаквайте незабавни чудеса!
Колкото по-дълбоки промени планирате, толкова повече време отнема да постигнете устойчиви резултати. Не може да очаквате консултантите да Ви прошепнат магическо заклинание и нещата да се подредят по желания начин още на следващия ден.
Успех!
