Как се избира бизнес софтуер – част 3

В Стъпка №2 разгледах различните видове софтуер според няколко от най-често използваните критерии за класифициране.

Сега идва ред на следващия етап в процеса на избор – събиране на преки впечатления от клиенти, които ползват същото или подобно решение на онова, което сте избрали.

Стъпки за информиран избор на полезно софтуерно бизнес приложение:
1. Изяснете си какво искате да постигнете.
2. Изберете тип софтуер, който ще ви помогне да реализирате желаното.
3. Съберете преки впечатления от други клиенти, които вече са внедрили такова решение.
4. Изберете конкретно решение.
5. Изберете доставчик, който ще внедри софтуера при вас.
6. Направете качествен анализ на дейността ПРЕДИ да започнете внедряване.
7. Осигурете си подкрепа от ключовите служители, които имат отношение към използването на софтуера.
8. Организирайте смислени обучения – въвеждащо и такива за усъвършенстване на уменията за боравене с приложението с цел постигане на конкретни задачи, а не по принцип.
9. Изгответе план за постигане на конкретни цели в използването на софтуера и отговорно отчитайте напредъка.

Ето няколко препоръките за събиране на ценна информация от референтни потребители на избраното от вас решение.

В предишните текстове стана дума, че внедряването на бизнес софтуер има голямо влияние върху дейността, която автоматизира, и по тази причина изборът на конкретно решение трябва да е внимателно обмислен. В този смисъл мненията, препоръките и коментарите на други клиенти, които вече използват такъв продукт, са много полезни за формиране на обективно собствено мнение.

Препоръчвам ви да правите проучванията си като се срещате лично с онези, чието мнение бихте желали да чуете. При телефонните “интервюта” ще трябва да преодолявате сериозно недоверие и съмнения кои сте и защо се интересувате от софтуера на дадена компания. Ако пък засегнете теми, свързани с конфиденциална информация, почти сигурно ще ви откажат телефонен разговор, заради опасения от подслушване или запис.

Ако някой има притеснения, че няма да обърнат внимание на искането му за среща, нека не се тревожи 🙂 Истината е, че има малък шанс да попаднете на чешит или някой, който точно този ден е “станал с д…то нагоре”. В общия случай хората са отзивчиви и словоохотливи, защото вашето запитване ги кара да се чувстват важни и значими, а и потвърждава усещането им, че са направили удачен избор (освен ако не са разочаровани от нещо в покупката си)!

I. Към кои компании да се обърнете?

1. Поискайте от потенциалните доставчици списък с референтни клиенти и лица за контакт.

Това е най-лесният начин да се свържете с хора, на които да зададете въпросите си. Препоръчвам ви да улесните потенциалните си доставчици като им посочите опита на какъв тип компании желаете да проучите (стига да има избор) – от вашия бранш или сектори, които имат близка до вашата организация на работа и проблематика за решаване.

Винаги е за предпочитане да получите впечатления от български компании – можете да отидете лесно на място, няма да сте изправени пред езикова бариера, в повечето български фирми можете да се “пъхнете” навсякъде, докато в чужбина ще трябва да внимавате и т.н.

Понякога просто няма български клиент – тогава искайте референтна визита в чужбина. Внимателно изяснете кой покрива разходите за посещението, за да няма изненади. Колкото е по-висока стойността на потенциалната сделка, толкова е по-вероятно да пътувате и пребивавате на разноски на доставчика. Не се чувствайте длъжни на някой доставчик за това, че е заплатил за посещението ви при негов клиент – това е част от търговската инвестиция за спечелване на клиент или сделка и нека доставчика има грижата в кой бюджет ще калкулира въпросните разходи. Това съвсем не означава, че трябва да си уредите на чужд гръб няколко ваканции зад граница без въобще да имате намерение да купувате. Подобно отношение бързо се разчува и после никой няма да ви взема на сериозно – лично вас, в която и компания да работите!

Предимства:
– няма да губите време и усилия в издирване на организации и “правилните” хора в тях, с които да говорите.

Недостатъци:
– почти сигурно е, че потенциалните доставчици ще подготвят клиентите си какво да ви кажат и какво не. Това означава, че ще трябва да положите допълнителни усилия за откриване на истината и да приемате с “едно на ум” получената информация…

2. Открийте сами референтни клиенти

Ето няколко идеи къде да търсите информация:

2.1. Интернет сайтове на производители на софтуер и внедрители (в т.ч. страници в популярните социални мрежи – напр. Facebook и LinkedIn), в които са изброени клиентите на съответната компания доставчик/внедрител.

2.2. Търсене в печатни издания/интернет за публикации относно реализирани проекти. Търсенето в хартиените издания е трудно, но можете да опитате някой от следните подходи:
– търсене в интернет по ключови думи – в резултатите ще намерите и заглавията на публикации и информация в кой брой на изданието са публикувани;
– търсене в интернет сайтовете на печатни медии – много издания публикуват материалите си и в интернет или поне съдържанието на отделните броеве;
– можете да направите запитване директно към издателствата за предоставяне на материали по конкретна тема. Очаквайте това да е платена услуга.

Ето някои издания, в които задължително трябва да потърсите:
в-к Computerworld;
в-к InfoWeek;
в-к Капитал;
сп. CIO;
сп. Enterprise;
сп. Твоят бизнес;
сп. Мениджър.

2.3. Интернет форуми и блогове – можете да прегледате наличните публикации, а може и сами да инициирате дискусия или да публикувате онлайн въпросите си.

2.4. Лични контакти – вашите приятели, познати и бизнес-партньори вероятно познават някой, който ползва избраното от вас решение, и ще съдействат за намиране на контакти и организиране на среща.

2.5. Компании за проучване на пазара – някои от тях следят внедряванията на определени видове софтуер и могат да ви продадат справка за компании по зададен от вас профил.

Информация за внедрените в България ERP и CRM системи можете да получите от CBN Panoff & Stoycheff – тел. на Людмил Стойчев е 0887 208 069.

Предимства:
– голяма вероятност да получите обективна оценка, която не е повлияна от доставчик или внедрител, както относно решението, така и за работата на внедрителя.

Недостатъци:
– трябва да инвестирате време в намиране на клиентите и откриване на хората, с които би било полезно да говорите лично.

II. Кого да питате и за какво?

За препоръчване е да питате представители на няколко категории служители, за да получите възможно най-цялостна оценка.

1. Непосредствените потребители:
– какво харесват;
– какво не харесват;
– колко бързо са се научили да работят със софтуера;
– каква част от функциите на решението ползват най-често в обичайната си работа;
– някой обучавал ли ги е. Ако ДА, то колко пъти и как;
– как решават възникнали проблеми със софтуера – на кого съобщават за тях и той как и в какъв срок реагира;
– внедрителят помага ли с ноу-хау и практически консултации или само предоставя решението и клиентите сами се справят с използването му;
– ??? (намислете си “ваши” въпроси).

2. Мениджърите, които използват синтезирана информация от приложението (ако става дума за софтуер, който е част от мениджърска информационна система):
– колко бързо получават справки и отчети – самостоятелно с “натискане на бутон” или възлагат на служител да изготви справката;
– колко бързо получават допълнителна информация по наличните справки. Съвременните мениджърски информационни системи позволяват наблюдение в реално време на някои ключови показатели, при критична промяна на някой от които мениджърът може да използва т.нар. drill-down функция (“задълбаване”) и с няколко кликвания на мишката сам достига до базовите данни, които са предизвикали промяната. Класическа илюстрация е “продажби под очаквания минимимум”, като с няколко кликания потребителят може да разбере от какво е причинен спада – в кой регион, в кои обекти, за кои стоки, на какви цени и т.н.
– удовлетворява ли ги наличния формат на справките – подреждане на данните, четимост и т.н.;
– как могат да получат нестандартна справка – сами си я създават, поръчват на служител да я изготви или я възлагат на внедрителя срещу заплащане;
– колко лесно е експортирането на данните от справки и отчети в Microsoft Office приложения (Word, Excel, Power Point), които са масово използвани за ежедневна бизнес комуникация;
– колко надеждни са данните в справките и отчетите;
– ??? (намислете си “ваши” въпроси)

3. Мениджъри, които оценяват ефекта от внедряване на такова решение.
Задължително търсете мнението на функционалния мениджър, дейността на когото е пряко повлияна от внедреното решение, и финансовия директор, който оценява инвестицията…

4. Администраторите на приложението – това не са системните администратори в компанията, а хората, които имат права и задължения да управляват работата на самото приложение – създаване и премахване на потребители, присвояване на права за достъп и права за редактиране на данни, настройки на параметри и т.н.
– пред какви проблеми са изправени най-често;
– какво им харесва в работата с приложението;
– имат ли някакви коментари по взаимодействието с разработчика/внедрителя;
– как поръчват нови функции и модули за разширение на системата и колко струват тези услуги;
– как изглежда процесът за корекции на грешки (т.нар. patch-ове и update-и) и преминаване към следващи версии (upgrade);
– разработчикът има ли изискване за платена поддръжка на софтуера и какво е включено в нея;
– ??? (намислете си “ваши” въпроси)

5. Системните администратори на компютърната техника
– какви са истинските изисквания към хардуера и системния софтуер (операционни системи, бази данни и др.);
– колко “къдърно” е написано приложението от администраторска гледна точка;
– интеграция с други системи;
– възстановяване след сривове и грешки на потребители;
– ефективно използване на хардуер и системен софтуер (как с минимум ресурси да бъде извършена максимум работа);
– има ли качествена поддръжка от страна на производителя (коригиране на грешки, безпроблемно инсталиране на нови версии на приложението, реакция при специфични запитвания и т.н.).

III. Демонстрация на живо

Ако е възможно, осигурете си демонстрация на ключовата функционалност в реални условия. Това ще ви даде безценни впечатления какво би се случило, ако внедрите приложението при вас, и как бихте използвали различните функции и модули.

Освен това ще придобиете и реални впечатления за бързината на работа и взаимодействието на реален потребител със системата.

***

Няколко важни съвета в края на тази стъпка:

1. Не импровизирайте при проучването на опита на съществуващи клиенти!
Съставете въпросник с нещата, които ви интересуват, и грижливо отмятайте всички точки от него.

2. Не злоупотребявайте с ролята си на купувач!
Когато държиш парите и всички ти се кланят, изкушението е голямо!

Ако нямате намерение да купувате, не разигравайте потенциалните доставчици и техните клиенти. Уважавайте труда на другите и не ги карайте без нужда да формират експертни екипи, да правят проучвания и анализи, да пишат множество оферти и да участват в дълги обсъждания на предложенията си и т.н. Ако се държите арогантно, неуважително и непрофесионално, особено ако го направите няколко пъти, ще ви “излезе име” и много ще ви е трудно да промените репутацията си.

3. На този етап не правете компромис с изискванията към планираната система!
Ако на някой следващ етап от избора на софтуер се окаже, че това, което искате, е свръх силите ви за внедряване, поддръжка и развитие или е прекалено скъпо, чак тогава се върнете назад в разсъжденията си и внимателно преценете от какво може да се откажете.

4. Заредете се с търпение и “позитивно мислене”.

Успех!

За Stefan Dimitrov

Close to 15 years experience as Chief Marketing Officer of leading IT companies (wholesalers, system integrators and independent software vendors), Sales & Marekting consultant of SMB companies, Sales & Marketing trainer I do believe that marketing is a mix of (1) art, (2) science and (3) a piece of good luck! For sure there are many common scientific rules and principles that lie at the roots of every marketing project, but the art is in the way they are combined and implemented because there is no any universal formula for success. Good luck is always important...
Публикувано в Покупки с етикети , , , , , , , . Постоянна връзка.

3 Responses to Как се избира бизнес софтуер – част 3

  1. С удоволствие открих колега не само по блогване, но и по бизнес 🙂

    Много добре казано и точно в целта. И колко трудно за реализиране… Особено, ако по пътя се появи и консултант, който да помага на клиента в избора.

  2. Stefan Dimitrov каза:

    Благодаря за хубавите думи 🙂
    За “консултантите” при клиента сигурно цяла отделна публикация си струва да се напише в стил “Как да избера на кого да вярвам и да се уверя, че той наистина работи в мой интерес”.
    Може да експериментираме със съавторство в кръстосана публикация в двата блога 😉

  3. И аз благодаря за посрещането. Аз отдавна си мисля за това да постна по любимата ми тема що е то консултант и има ли то почва у нас. А кръстосана публикация вече си е истинско предизвикателство! Чудесна идея – сама давай знак, и да почваме!

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *

Този сайт използва Akismet за намаляване на спама. Научете как се обработват данните ви за коментари.