Как да организирате незабравимо събитие за партньори или служители – част 2

В предишната публикация от серията, посветена на фирмени събития, представих моето разбиране за формула на впечатляващо събитие и структура на идеалния купон.

Сега, преди да се заровим в отделните компоненти на събитието, държа да отбележа, че впечатляващото парти се ражда от впечатляваща идея т.е. избора на изразни средства за постигане на набелязаните цели. Наблюдавайки как реагират гостите и какъв отзвук предизвикват събитията, забелязах, че много по-голям интерес предизвикват тематичните купони в сравнение с “безидейните” т.е. до болка познатата комбинация от приятна атмосфера, хубава храна, качествени напитки и популярна музика.

След доста експерименти установих, че най-харесвани са партитата, които са изградени около някаква оригинална идея, осигуряваща едновременно  забавление и познавателен елемент. Искам да ви обърна внимание на “познавателен елемент”. Хората са естествено любопитни и посрещат добре нови интересни факти и данни, особено ако ще направят живота им по-лесен или по-приятен. Затова винаги, когато случаят позволява, препоръчвам да търсите начин да вплетете в купона и някаква любопитна и полезна информация, която да обогати гостите и да им помогне да се радват на живота по-пълноценно.

Ето няколко идеи какво още можете да разказвате относно:
напитки – история на напитката, различни видове и вкусове, начини за сервиране, така че максимално да се запазят и изпъкнат разнообразните нюанси във вкуса, кои комбинации с храни помагат за по-добро вкусово усещане и т.н.
храни – история, състав, приготвяне, вкусови качества, начини за сервиране, обичаи и ритуали и т.н.
народни традиции и ритуали – история, мистична идея, върху която са изградени, кога се използват, връзка с днешния живот и т.н.
занаяти – история, техники на работа, произведения, използване и т.н.
музика и танци – история, начин на изпълнение, въздействие, интерпретации и импровизации и т.н.
личности – любопитни факти от биографията, професионална кариера, забавни и поучителни истории от живота им, лични странности, които са в основата на впечатляващи постижения (а не просто “жълтини”), влияние върху други важни хора и обществени процеси и т.н.

За всяко нещо можете да измислите (дори буквално) или да “изкопаете” от интернет нещо любопитно, така че да го превърнете от незабележима част от нашето ежедневие в източник на вълнуващи преживявания!


Едни от най-забавните и дълго помнени купони за служители и партньори, които съм организирал, бяха:
Wild West парти – турнир по покер, много бърбън и кънтри музика;
вечер на япоската култура – японска храна + демонстрации на японски изкуства;
вечер на графичните изкуства – представяне на разични технологии за печат + забавни игри и рисуване върху голо тяло (body painting), но не с бои, а със сметана, кетчуп и др подобни, но без близане!
руска вечер – руска водка и традиционни ястия под звуците на незабравими руски песни, изпети на живо от група “Грамофон”;
африканска вечер – музика и игри с ударни инструменти с шуто Drum Shot и шаманско гадаене за бъдещето на бизнеса;
приказно парти само за служители – всички костюмирани като герои от приказки + много игри и забавления на приказна тематика;
вечер на греха, но в рамките на добрия тон (в първата публикация стана дума защо е важно това).

Още при обмисляне на идеята за дадено събитие обаче изниква въпросът: “Сам ли да организирам или да използвам външна компания?

Ето до какви изводи стигнах аз:

1. Ако планирате специфични неща, за организирането на които нямате опит или оборудване, ще трябва да наемете професионалисти.

Такива са повечето спортни занимания,  дегустации на храни и напитки, професионални team building занимания (не само за забавление, но и за изграждане на специфични умения или решаване на конкретни проблеми в екипите т.е. специално проектирани за вашия случай), развлекателни програми, в които участват професионални изпълнители.

В тази група попадат и строго официалните събития за високопоствени гости (галавечери, приеми, коктейли и т.н.), за които спазването на утвърден протокол и стил е задължително.

2. Ако не познавате добре местата, които са подходящи за провеждане на планираното събитие (особено в различните райони на страната или в чужбина), по добре е да не импровизирате!

Разбити пътища, захабена материална база, студ зиме/жега лете в стаите, мухъл в баните, лошо обслужване и прочие щтрихи от родната действителност могат да помрачат или тотално да разрушат вашето събитие. Ако вие нямате лични наблюдения, работата с външни организатори е много препоръчителна.

3. За да възложите на външна компания, трябва да разполагате с бюджет за нейните услуги!

Сигурно си мислите, че в този извод няма нищо ново… Въпросът е колко ще ви струва това в сравнение с целия бюджет на събитието?

Минималното заплащане само за труда на външен организатор се движи в границите 800-3000 лв. Ако едно вечерно парти за 150 души струва около 10-12 000 лв. (имам предвид непретенциозна комбинация от: зала, храна, напитки, забавна програма с не най-скъпо платените професионални артисти и дребни подаръци за гостите), то излиза, че цената на услугите на организатора ще е 8-30% върху бюджета. Внимателно обмислете каква добавена стойност ще получите срещу тези пари!

Ето няколко идеи какви ползи може да ви донесе работа с агенция за организиране на събития:
– по-ниски цени за много от компонентите на събитието (настаняване, изхранване и напитки, наемане на актуални артисти и др.), защото компаниите за събитиен мениджмънт ангажират по-често въпросните контрагенти и получават по-добри условия за това;
– голяма вероятност да получите професионален водещ – по-късно ще обясня защо водещият има съществен принос за успеха на купона;
– изпитани (но внимавайте да не са изтъркани от употреба) идеи за игри и други забавления;
– помощ в разработката на сценария за купона;
– осигурен виновен, ако нещо не се случи според плана – при сериозни издънки можете да искате намаляване на хонорара на организатора (искайте такава клауза в договорите с външни фирми);
– хубави идеи за място на провеждане – организаторите на събития специално обикалят хотели и заведения в цялата страна, за да се запознаят с възможностите им на място, а ако са работили с тях, знаят и особеностите и странностите им в контекста на различните мероприятия т.е. ще ви спестят неприятни изненади;
– по-ниски цени за настаняване в хотели и наемане на конферентни зали, на база предишна работа на фирмата за събитиен мениджмънт и собствениците на избраните места, и обема на реализирания предишния бизнес с тях. Това е малко спорно (в поне 2/3 от случаите аз успявах да си договоря по-добри цени директно), но си струва да се опита.

Една идея: Ако уговорите самостоятелно цена за настаняване и наемане на зали, проверете дали на същата цена не е възможно външна фирма-организатор да поеме работата по събитието, като включи в сумата и нейните услуги.

NB! Възможно е отстъпките, които осигури външната фирма-организатор за различните компоненти на събитието, да компенсират до голяма степен цената, която ще платите за услугите й. Това може да се установи само експериментално и много зависи от спецификата на събитието и включените в него продукти и услуги. Примерно, ако имате много нощувки в хотел, през агенция има вероятност да получите допълнителна отстъпка, която заради многото ангажирани стаи да стане съизмерима с хонорара на агенцията.

4. Една от най-големите екстри при наемане на външен организатор е, че пестите време, усилия и нерви!

Това никак не е малко, защото хубавото събитие иска мно-о-о-ого предварителна работа т.е. трябва да отделите време. Ако няма как да отделите това време, ще трябва да си платите на друг да се грижи за организацията.

Не мислете, че възлагането на работата на препоръчани професионалисти е гаранция за страхотно събитие, ако не сте ангажирани активно в процеса на подготовка! Ще трябва да участвате, но поне няма да се занимавате с всички подробности.

5. Вие най-добре знаете как да защитавате интересите си!

Имайте предвид, че колкото и да се кълнат, малко от външните организатори ще защитават интересите ви пред контрагентите около събитието (хотели, ресторанти, собственици на атракциони, транспортни фирми, артисти и т.н.) така, както вие бихте го направили. Причината за това е проста – външните изпълнители харчат чужди пари и не ги боли особено ако похарчат повече. Ако контрагентите ви не са убедени, че ще ги ангажирате пак, незаинтересоваността им значително се увеличава.

6. Колкото по-успешно въведете в материята външната фирма за събитиен мениджмънт, толкова по-голям шанс за организиране на впечатляващо събитие имате!

Ако не ви разпитват МНОГО преди да напишат оферта, не ги наемайте! За да се получи “правилния” купон, организаторите трябва да знаят минимум:
– какво представлява вашата организация – предмет на дейност, пазарна позиция, особености в дейността (конкурентни предимства, уникални предложения и т.н.), големина (на бизнеса, брой служители, брой продукти, брой клиенти и т.н.);
– каква формална или неформлна фирмена култура имате;
– какви цели преследвате за конкретното събитие;
– какви хора очаквате да присъстват на купона;
– какви предпочитания имате за сценария – от строго официално събитие до разюздано парти (в рамките на добрия тон и нрави);
– има ли сред гостите “зрънца”, които винаги са готови за купон и могат да помогнат за вдигане на градуса на настроението.

Аз мисля, че е добре да работите с две-три предпочитани външни агенции, всяка от които с различна специализация. Така ще разполагате с партньори, които ви познават, т.е. комуникацията и организирането на всяко следващо събитие ще бъде по-лесна.

От всички компании за организиране на събития, с които съм работил и за които знам, че продължават с тази дейност, бих препоръчал Event House с управител Александър Цветков и Inter Тravel Partners с управител Люси Чакърова. И двамата мениджъри държат на професионалната работа и се раздават в името на успеха на клиента.

Нека спомена и няколко думи за това колко е ценно човек да има колеги-съмишеници, с които да може да измисли и реализира оригинални идеи за събития. Аз бях щастлив да бъда в един екип с Яна Чайрова, Васил Бъчваров, Николай Цеков, Росица Маркова и още много други  (моля не се сърдете, но не мога да изредя всички), с които съм бил “на една вълна” и свободно сме разменяли идеи в търсене на най-добрата реализация, за да предизвикаме планирания ефект. Дано и вие имате колеги, с които работите с удоволствие и можете да разчитате на тях!

Дойде време да се разгледам отделните компоненти на купона. Ще ви разкажа за моя опит, а вие прилагайте в творческа комбинация със собствените преживявания и разбирания 🙂

Да започнем с подготовката.

Едно от най-могъщите средства за привличане на гости и създаване на подходяща атмосфера още преди партито е очакването. В много случаи това чувство, че предстои нещо изключително е не по-малко вълнуващо от участието в самото събитие (спомнете си първите си любовни срещи какви неща са се вихрили в ума и сърцето в тръпнене да стане време за самата среща).

След като сте избрали идеята и концепцията на събитието, вплетете ги режисирано (т.е. предварително обмислено и подготвено) по подходящ начин в:

ежедневната комуникация с клиенти, партньори и служители, в зависимост от това за кого е предназначено събитието. Това може да е нов послеслов в електронните съобщения, 2-3 изречения в телефонните разговори, специални материли към покупките, нови опаковки на продуктите, специален микросайт с ограничен достъп, за който да изпратите парола само на потенциалните участници, нарочни комуникационни материали в офиса (постери, щендери, украса, wallpaper за служебните компютри и т.н.) и каквото още се сетите;

Едно от нещата, които ангажират тясно повече хора/фирмми на този етап, е интересно търговско състезание, като най-добре представилите се получат специални права (ВИП гости) за събитието 🙂

“подгряващи” инициативи – всякакви неща, които открехват леко завесата към предстоящото събитие и създават интерес към него;

поканите за събитието трябва да съдържат основното послание и визуланите елементи, които характеризират идеята.

Тук е мястото да кажа няколко думи за процеса на канене.

Според мен първия анонс за запазване на дата  трябва да стане не по-късно от един месец преди събитието, особено ако каните мениджъри и собственици, които планират ангажимтите си от рано.

Не по-късно от две седмици преди събитието трябва да изпратите второ съобщение с покана за регистрация, което в идеалния случай да комбинирате с телефонно прозвъняване на поканените (или поне на онези, на чиито присъствие държите). Регистрацията има две важни роли:
– събирате данни за контакт на интресни хора, с които по-късно можете да продължите комуникацията;
– получавате ориентировъчна картина за броя и вида на очакваните гости, което е основа за окончателно планиране на кетъринга, подаръците и т.н. Моят опит показва, че между 15 и 30% от регистрираните участници (особено в безплатни събития) не идват – някои по обективни причини (болни, на път и т.н.), но други – просто защото не са на кеф или са си намерили по-интересни занимания по същото време. Изкушавм се да кажа, че това е характерно българско неуважение към чуждия труд, но … За сега единственото противодействие на това отношение, което открих, е мълвата или непосредствения опит, че организирате страхотни купони и онези, които не присъстват, ще пропуснат нещо вълнуващо.

Непосредтвено преди събитието трябва да изпратите трето съобщение с напомняне какво предстои и подробности по организацията (инструкции за стигане до мястото, последна редакция на програмата и т.н.)

специализиран сайт за събитието
Ако разполагате с инструменти за бързо създаване на качествен специализиран микро уеб сайт, препоръчвам да ги използвате! Интернет осигурява достъп до информацията по всяко време и от всякъде, така че вашите гости ще имат възможност да научат повече за събитието, когато и където им е удобно. Екстрата за вас е, че можете динамично да променяте съдържанието на сайта, така че той да бъде атрактивен и максимално да отговори наочакванията и нуждите на посетителите.

Препоръчвам сайта да включва следните отделни страници/области:
– обща информация за събитието – какво представлява, защо го правите, каква е ползата за гостите, ако го посетят, кога и къде ще се състои и т.н.;
– програма;
– главни действащи лица – лектори, артисти и т.н. с по няколко думи от професионалната им биография, така че да ги направите особено интересни;
– регистрация;
– материали за изтегляне – преди (програма, инструкции за участие и т.н.) и след (снимки, презентации и др.);
– описание на игра (ако има) – условия, награди, класирания и т.н.

Очаквайте в следващата публикация размисли и съвети относно ролята на водещия и избора на храни, напитки и забавна програма.

За Stefan Dimitrov

Close to 15 years experience as Chief Marketing Officer of leading IT companies (wholesalers, system integrators and independent software vendors), Sales & Marekting consultant of SMB companies, Sales & Marketing trainer I do believe that marketing is a mix of (1) art, (2) science and (3) a piece of good luck! For sure there are many common scientific rules and principles that lie at the roots of every marketing project, but the art is in the way they are combined and implemented because there is no any universal formula for success. Good luck is always important...
Публикувано в Събития с етикети , , , . Постоянна връзка.

4 Responses to Как да организирате незабравимо събитие за партньори или служители – част 2

  1. Lenko каза:

    Стефане, много си зле, честно. Излагаш се публично с този блог и алабализмите в него.

    • Stefan Dimitrov каза:

      Здравей Ленко,
      Благодаря за първия негативен коментар в блога – време беше някой да каже нещо отрицателно 🙂 Би било чудесно обаче да споделиш конкретно кои са “алабализмите” и защо смяташ, че това са неща, които не биха работили в практиката. Всъщност това е една от идеите на блога – да провокира конструктивна дискусия, за да се оформи някакво работещо решение (или идеи за няколко работещи решения) по някоя от конкретните теми.

  2. Al. Tzvetkov каза:

    Здравей Стефане,
    Бих казал Колега -Стефане:) Виждам, че доста си задълбал в темата и съм съгласен с почти всичко написано- имам някои коментари по отношение на сроковете за подготовка, планиране, покани и т.н. За съжаление в България много неща се случват в последния момент и това води до няколко негативни момента:
    по-високи договорирани цени, когато нещата се правят в последния момент
    по-малка посещаваемост,когато клиентите са поканени 30 дни преди събитито(особено за бизнес събития с външни гости)- за някои важни топ мениджъри срокът трябва да е поне 3 месеца според мен дори в България(в Европа се планира 12-24 месеца предварително!)
    по-висок стрес за всички по веригата, което означава предпоставка за по-голям брак в работата на всички
    И още един съвет – за желаещите да наемат агенция- оставете я да си свърши работата! Ако нямате доверие по-добре не я наемайте, но е изключително трудно клиента постоянно да е в ролята на ” пъдар” и да се меси в работата на агенцията, дори има голяма вероятност да постигне обратния ефект. Хем да плати услугата, хем да си изгуби собственото време в желание да “подпомогне”, хем да разруши с намесата си стройната организация.
    Пожелавам все същия ентусиазъм в работата ти и през Новата 2012!
    Поздрави!
    Александър

    P.S.- благодаря и за препоръката:)- за мен винаги е било удоволствие и предизвикателство да работя за твои събития!

    • Stefan Dimitrov каза:

      Сашо, благодаря за коментарите. Съгласен съм с тях и се надявам с този пост да помогнем на хората, които планират събития, да работят по-ефективно с външна фирма за организиране на събития.

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *

Този сайт използва Akismet за намаляване на спама. Научете как се обработват данните ви за коментари.